Urlop bezpłatny jest szczególnym rodzajem urlopu udzielanego na pisemny wniosek zatrudnionego. Pracodawca nie jest takim wnioskiem w żaden sposób związany. Okres w którym pracownik przebywa na urlopie bezpłatnym nie wlicza się do stażu pracy a prawa i obowiązki stron stosunku pracy zostają zawieszone.  Co do zasady pracownika nie można z urlopu odwołać – w przypadku urlopu trwającego dłużej niż 3 miesięcy pracownik i pracodawca mogą jednak przewidzieć taką możliwość.

Odmowa udzielenia urlopu bezpłatnego ma najczęściej formę pisemną w formie adnotacji na wniosku pracownika lub jest osobnym pismem.

Kiedy nie można odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego?

1) – wystąpienie o urlop wychowaczy

2) – gdy organizacja związkowa wystąpi do pracodawcy z takim wnioskiem wobec pracownika pełniącego funkcje związkowe

3) – na okres sprawowania mandatu posła i senatora

4) - ustawy z dnia 27 lipca 2001 r. o służbie zagranicznej

5) – w okresie odbywania studiów doktoranckich

6) gry pracownik młodociany, który uczęszcza do szkoły zwróci się z takim wnioskiem w okresie ferii szkolnych

Urlopem bezpłatnym jest też urlop udzielany pracownikowi podczas pracy wykonywanej u innego pracodawcy ( art. 174(1) k.p.). Wówczas jednak czas pracy u nowego pracodawcy jest zaliczany do stażu pracy u pracodawcy  u którego pracownik ma urlop bezpłatny.

Pracownikowi, który przebywa na urlopie bezpłatnym nie można wypowiedzieć umowy o pracę. Można jednak rozwiązać umowę o pracę za porozumieniem stron oraz w trybie dyscyplinarnym.